Zeitdatenpflege
Die Zeitdatenpflege ist eine neuartige praxisgerechte Variante der Zeiterfassung in TIMEOFFICE. Sie ermöglicht eine komfortable dezentrale Dokumentation von Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter selbst. Dabei ist die Zeitdatenpflege funktional vollständig in die elektronische Dienstplanung integriert und unterstützt erforderliche Kontroll- und Genehmigungsverfahren durch den Dienstplanverantwortlichen. In erster Linie konzipiert für eine flexible Zeiterfassung und Einführung von Arbeitszeitkonten im Ärztlichen Dienst, hat sich die Zeitdatenpflege auch für den Pflegedienst, die Funktionsbereiche und die Verwaltung als probate Lösung erwiesen.
Über das TIMEOFFICE-Mitarbeiterportal kann sich der jeweilige Mitarbeiter mit seinen individuellen Zugangsdaten an jedem beliebigen Arbeitsplatz in seinen persönlichen Dienstplan und die zugehörige Zeitdatenpflege einloggen. Dort kann er seine außerplanmäßig geleisteten Arbeitszeiten mühelos dokumentieren und Besonderheiten im Verlauf des Dienstes durch Zusatzbemerkungen erörtern. Mehr- oder Minderarbeitszeiten, zusätzlich geleistete Dienste oder auch Abwesenheiten werden auf diese Weise eigenverantwortlich erfasst und legitimiert.
All das muss nicht aus der laufenden Arbeitsroutine heraus erfolgen, sondern ist – für den aktuellen und vorhergehenden Monat – jederzeit auch rückwirkend möglich. In besonderem Maße unterstützt die TIMEOFFICE-Zeitdatenpflege die Erfassung von Ruf- und Bereitschaftseinsätzen – und ermöglicht dabei sogar eine detaillierte Aufschlüsselung nach Dienst- und Bereitschaftsanteilen.
Eigenverantwortliche Dokumentation von Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter
Hohe Flexibilität ermöglicht den Einsatz in allen Bereichen.
Zeitdatenpflege / Erfassung
Zeitdatenpflege / Nachbearbeitung
Die von den Mitarbeitern eingepflegten Daten fließen, sofern gewünscht, automatisch in den bestehenden Dienstplan mit ein. Wahlweise lässt sich der endgültigen Zeitdatenübernahme aber auch eine Überprüfung bzw. Genehmigung durch den Dienstplanverantwortlichen vorschalten. Oder aber das Verfahren wird je nach Mitarbeitergruppe unterschiedlich ausgestaltet.
Darüber hinaus hat der Dienstplanverantwortliche die Möglichkeit, über die Genehmigungsfunktion seine Billigung oder Ablehnung dem einzelnen Mitarbeiter gegenüber schriftlich zu begründen und zu kommentieren. Auf diese Weise wird die Zeitdatenpflege zu einer zusätzlichen, verbindlichen Kommunikationsplattform zwischen Dienstplaner und Mitarbeiter.
Die Zeitdatenpflege in TIMEOFFICE setzt der Zettelwirtschaft bei der Nacherfassung unplanmäßiger Arbeitszeiten ein Ende. Sie ermöglicht zugleich eine systematische, mit der Dienstplanung verzahnte Zeiterfassung. Vor allem aber setzt die Zeitdatenpflege den funktionalen Rahmen für einen bedarfsgerechten Umgang der mündigen Mitarbeiter mit ihrer Arbeitszeit.
Im Endeffekt können die mittels Zeitdatenpflege erhobenen Arbeitszeitdaten dann sogar gebündelt und zur Erstellung spezifischer Belastungsanalysen heranzogen werden.