Funktions- und Einsatzplanung
Die Einsatzorteplanung in TIMEOFFICE wurde eigens für Abteilungen und Funktionsbereiche entwickelt, die neben der mittelfristigen Dienstplanung auch eine kurzfristige Detailplanung für die Besetzung einzelner Arbeitsplätze benötigen – z. B. die Radiologie, das Labor oder die Küche. Dabei geht es in erster Linie darum, jedem einzelnen Arbeitsplatz innerhalb der Abteilung einen geeigneten, ausreichend qualifizierten Mitarbeiter zuzuteilen. Ebenso können aber auch spezifische Aufgaben oder Funktionen innerhalb des Teams bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden (z.B. Laborleitung, Teamleitung).
Minutengenaue Zuteilung einzelner Arbeitsplätze
Abteilungsspezifische Zuordnung von Aufgaben und Funktionen
Übernahme vorhandener Daten aus der Dienstplanung
Automatischer Abgleich von Anforderung und Mitarbeiterqualifikation
Ausgangspunkt der Planung ist die in den Stammdaten hinterlegte Arbeitsplatzstruktur der jeweiligen Abteilung. Alle zu besetzenden Arbeitsplätze bzw. Funktionen werden vom System in gruppierter und priorisierter Form angezeigt – und zwar gemäß des für den jeweiligen Tagestyp (Werktag, Sonn-/Feiertag etc.) festgelegten Personalbedarfs. Um dennoch an einzelnen Tagen zusätzliche Ad-hoc-Einsätze einplanen zu können, kann das vorgegebene Abteilungsprofil während der Planung jederzeit dynamisch erweitert werden.
Funktions- und Einsatzplanung
Ausdruck Küchenplan
Das System erlaubt die vorausschauende Einsatzorte- und Funktionsplanung für einen Zeitraum von 1 bis 7 Tagen. Dafür greift die Software auf die vorhandenen Daten aus der TIMEOFFICE-Dienstplanung zurück und lädt automatisch eine Liste der verfügbaren Mitarbeiter der Abteilung. Über eine farbliche Kennzeichnung ist genau ersichtlich, welche Mitarbeiter an einzelnen Planungstagen anwesend oder nicht anwesend bzw. verplant oder nicht verplant sind.
Falls die Besetzung bestimmter Arbeitsplätze bereits im Dienstplan festgelegt ist (z. B. bei schwierig und aufwendig zu bedienenden Geräten oder bei Notfalldiensten), werden diese Vorgaben spontan in den Einsatzplan übernommen. Der Einsatzplaner bekommt überdies immer auch die Mitarbeiter aufgelistet, die sich in Urlaub, Freizeit oder Krankenstand befinden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Besetzung einzelner Arbeitsplätze exakt an bestimmte Uhrzeiten („von … bis …“) zu koppeln. Auf diese Weise unterstützt das Programm – etwa bei der Einteilung des Küchenpersonals – die minutengenaue Zuordnung eines Mitarbeiters zu verschiedenen Arbeitsplätzen am selben Tag.
Bedarfsgerechte Planungsprofile
Statistische Dokumentation aller Einsätze per Funktionszähler
Vorschlagsliste für Ersatzbesetzungen
Den eigentlichen Planungsvorgang begleitet das System mit einem automatischen Abgleich vorgegebener, notwendiger Qualifikationen. Zu diesem Zweck können sowohl jedem Arbeitsplatz als auch jedem Mitarbeiter beliebig viele Qualifikationen zugeordnet werden.
Für jeden Beschäftigten wird ein so genannter ‚Funktionszähler’ mitgeführt. Dieser erfasst die Art und Anzahl seiner Arbeitseinsätze innerhalb eines frei wählbaren Zeitraumes. Einerseits kann der Planer so eine faire und ausgewogene Belastung seiner Mitarbeiter sicherstellen, andererseits wird auf diese Weise vermieden, dass einzelne Mitarbeiter hinsichtlich der Bedienung bestimmter Geräte aus der Übung kommen und arbeitsplatzspezifische Kenntnisse verlieren. Überdies können die per Funktionszähler erfassten Daten arbeitsplatz-, mitarbeiter- und zeitraumbezogen für statistische Auswertungen herangezogen werden.