Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche gehören zu den modernen Führungsinstrumenten von mitarbeiterorientierten Unternehmen und sind wichtiger Bestandteil einer prozessorientierten Personalarbeit. In HROFFICE basiert die automatisierte Verwaltung von durchzuführenden Gesprächen auf der Planstellenstruktur des Stellenmanagements. Aus der Dokumentation der Gesprächsinhalte erfolgt der Nachweis für Zertifizierungen und darüber hinaus die Nachverfolgung der zwischen Mitarbeiter und Fachvorgesetztem vereinbarten Maßnahmen.
Ziel der Funktionalität ist die Verwaltung und Dokumentation von Gesprächen, die in einem bestimmten Zeitintervall durchgeführt werden sollen. Bedingt durch Fluktuation, sowohl bei den Fachvorgesetzten, als auch bei den Mitarbeitern, wäre eine Zuordnung der beiden Gesprächspartner auf Mitarbeiterebene zu zeitaufwendig. Daher wird in HROFFICE eine Verknüpfung zwischen den Planstellen des Mitarbeiters und des Fachvorgesetzten hergestellt. Diese Zuordnung bildet die Basis, um die zu führenden Gespräche automatisch bei jeder Änderung im Stellenplan zu generieren. Die so vom Programm erstellten Gesprächsvorgaben können im Bedarfsfall nachbearbeitet werden. Dies ist z. B. notwendig, wenn Mitarbeiter in Mutterschutz oder Elternzeit gehen oder Langzeiterkrankungen vorliegen, d. h. der Wegfall der Lohnfortzahlung eintritt. In diesem Fall soll kein Gespräch stattfinden. Diese Information erhält der Fachvorgesetzte über das System. Über eine Erinnerungsliste kann der Fachvorgesetzte auf noch offene Gespräche hingewiesen werden.
Gesprächsplanung
Gesprächsdokumentation
Die Gesprächsdokumentation umfasst Daten, die für die statistische Auswertung der Gespräche sowie die Verwaltung von vereinbarten Maßnahmen relevant sind. Hintergrund der Dokumentation der Gespräche ist es dabei nicht sensible Informationen zu verwalten, die ausschließlich in die Personalakte gehören. Über die Kennzeichnung “Gespräche geführt”, Einvernehmen erzielt”, und “Zielvereinbarung getroffen” kann eine Gesprächsstatistik mit entsprechendem Inhalt aufgebaut werden. Die Überwachung der zwischen Fachvorgesetzten und Mitarbeitern vereinbarten Maßnahmen erfolgt unter Berücksichtigung des Fälligkeitsdatums und des jeweiligen Status. Es ist zu jedem Zeitpunkt eine Analyse der in Maßnahmen enthaltenen Plan- und Ist-Kosten, gruppiert nach Dienstart und Gesprächsthemen, möglich. Hierbei kann nach genehmigten und nicht genehmigten Maßnahmen unterschieden werden.